「ミスをしてしまった…どう謝ればいいんだろう」 「お詫びメールを送ったのに、かえって相手を怒らせてしまった」
謝罪メールは、書き方を間違えると火に油を注ぐことになります。
私も事務職になりたてのころ、ミスをしてしまったのに「すぐ報告しなきゃ」という勇気が出なくて、翌日まで引きずってしまったことがあります。
翌朝まず口頭で上司に謝り、その後メールも送りましたが、「なんで昨日すぐ言わなかったの」という一言が今でも忘れられません。
この記事では、お詫びメールの基本構成から、シーン別の例文まで丁寧に解説します。
お詫びメールの基本構成
お詫びメールには必ず含めるべき要素が4つあります。
① 謝罪（何に対して申し訳なかったのかを明示）
② 状況の説明（何が起きたか・なぜ起きたか）
③ 対応・対策（これからどうするか）
④ 再度の謝罪（締めのお詫び）この順番を守るだけで、相手に誠意が伝わるメールになります。
お詫びメールを書くときの3つの鉄則
① すぐに送る
気づいたらすぐに送ることが最重要です。「どう書こうか…」と悩んでいる間にも、相手は待っています。完璧な文章より、スピードの方が大切です。
② 言い訳を書かない
「〜だったため」「〜という事情があり」という言い訳は、謝罪の誠意を半減させます。
原因の説明は簡潔に。言い訳と説明は別物です。
NG例
先方からの連絡が遅れていたため、こちらの確認も遅くなってしまいました。OK例
確認が遅れてしまいました。大変申し訳ございません。③ 件名で「お詫び」とわかるようにする
相手がメール一覧を見たとき、すぐにお詫びメールだとわかる件名にします。
件名の例
【お詫び】〇〇の件について
【謝罪】先ほどのメールの誤りについて
Re:〇〇の件【お詫び】シーン別お詫びメール例文
① 誤送信してしまったとき
件名：【お詫び】先ほどのメールの誤りについて
〇〇株式会社
△△様
お世話になっております。
〇〇株式会社のさつきです。
先ほどお送りしたメールに誤りがございました。
正しくは〇〇でございます。
ご確認いただいていた場合は、大変失礼いたしました。
改めて正しい内容をお送りいたします。
今後このようなことのないよう、十分注意してまいります。
大変申し訳ございませんでした。② 返信が遅れてしまったとき
件名：Re:〇〇の件【ご返信遅れのお詫び】
〇〇株式会社
△△様
お世話になっております。
〇〇のさつきです。
ご連絡いただいておりましたのに、返信が遅くなり
大変失礼いたしました。
ご質問いただいた件につきまして、
以下のとおりご回答いたします。
〔回答内容〕
お待たせしてしまい、申し訳ございませんでした。
今後はより迅速に対応してまいります。③ 資料・書類にミスがあったとき
件名：【お詫びと訂正】〇〇資料の誤りについて
〇〇株式会社
△△様
お世話になっております。
〇〇のさつきです。
先日お送りした〇〇資料（〇月〇日付）に
誤りがあることが判明いたしました。
【誤り箇所】
・〇ページ目の〇〇の数値
誤：〇〇 → 正：〇〇
大変ご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。
修正版の資料を添付いたしましたので、
お手数ですがご確認のほどよろしくお願いいたします。
再発防止のため、確認フローを見直してまいります。
このたびは誠に申し訳ございませんでした。④ 約束・期限に遅れてしまったとき
件名：【お詫び】〇〇の納期遅延について
〇〇株式会社
△△様
お世話になっております。
〇〇のさつきです。
〇月〇日にお約束しておりました〇〇の提出が
遅れてしまいましたこと、深くお詫び申し上げます。
現在、〇〇まで完成する見込みです。
ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
今後はこのようなことのないよう、
スケジュール管理を徹底してまいります。⑤ 社内の上司・同僚へのお詫び
社内メールはより簡潔に、でも誠意は同じです。
件名：〇〇の件、確認漏れのお詫び
〇〇さん
お疲れ様です。さつきです。
先ほどの〇〇の件、確認が漏れておりました。
大変失礼いたしました。
確認できましたので、改めてご報告します。
〔報告内容〕
ご迷惑をおかけして申し訳ありませんでした。謝罪で使えるフレーズ集
基本のお詫び表現
- 大変申し訳ございません。
- 深くお詫び申し上げます。
- 誠に失礼いたしました。
- ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
迷惑をかけたことを強調するとき
- ご不便・ご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
- このたびは多大なるご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
再発防止を伝えるとき
- 今後このようなことのないよう、十分注意してまいります。
- 再発防止に向けて、〇〇を徹底してまいります。
- 以後、このような失態を繰り返さないよう努めてまいります。
締めのフレーズ
- 重ねてお詫び申し上げます。
- このたびは誠に申し訳ございませんでした。
- 何卒ご容赦いただきますよう、お願い申し上げます。
やってはいけないお詫びメールのNG例
NG① 謝罪なのに言い訳が多い
システムの不具合があり、また担当者が不在だったため
対応が遅れてしまいました。→ 原因説明は1行以内に留め、謝罪を前面に出す。
NG② 「ご迷惑をおかけしたかもしれません」
もしご迷惑をおかけしていたとしたら、申し訳ございません。→ 「かもしれません」「としたら」は謝罪の誠意を薄めます。ミスが明確なら直接謝る。
NG③ 件名が普通のまま
件名：Re:〇〇の件→ 相手がメール一覧でお詫びメールと気づけません。必ず「お詫び」「謝罪」と入れる。
NG④ 長すぎる言い訳・説明
謝罪メールは簡潔が基本。長い説明は相手の読む負担になります。詳細は電話で補足するのがベターです。
まとめ
お詫びメールで大切なのは、スピードと誠意です。
- 気づいたらすぐ送る
- 件名に「お詫び」を入れる
- 謝罪→状況説明→対応策→再度謝罪の順で書く
- 言い訳は書かない
- 再発防止策をひと言添える
完璧な文章より、早く誠実に伝えることの方が相手への配慮になります。今日紹介した例文をベースに、状況に合わせてアレンジして使ってください。
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