「返信をお待ちしているのですが、なかなか来ない…」
催促メールは、送る側も気を遣う作業です。
強く書きすぎると関係が悪くなるし、丁寧すぎると伝わらない。「催促している」という事実を角を立てずに伝えるのが難しいところです。
私が実際にやっていたのは、1回だけ催促メールを送って様子を見る方法です。
それでも返信がなければ電話で確認する。
この流れが一番相手への負担も少なく、関係も崩れにくいと感じていました。
この記事では、催促メールを失礼なく送るためのポイントと、コピペで使える例文を紹介します。
催促メールを送る前に確認すること
催促メールを送る前に、まず以下を確認しましょう。
- 自分のメールが届いているか：迷惑メールに入っている可能性があります
- 期日を明記していたか：「いつまでに返信ほしい」を伝えていなかった場合、相手が急ぎと思っていない可能性があります
- 適切な期間が経っているか：送った翌日に催促するのは早すぎます
一般的な目安は2〜3営業日待っても返信がない場合です。
催促メールを書くときのポイント
① 責める表現を使わない
「なぜご返信いただけないのでしょうか」という書き方は相手を責めているように聞こえます。
「メールが届いていないかもしれない」という前提で書くと柔らかくなります。
NG： 「ご返信をお待ちしておりますが、まだいただけておりません」
OK： 「お忙しいところ恐れ入りますが、確認のご連絡をいたしました」
② 件名に「確認」「再送」を使う
件名に「催促」とは書きません。
「確認のご連絡」「再送」「ご確認のお願い」などの言葉を使うと柔らかい印象になります。
③ 期日を明記する
「いつまでに返信がほしいか」を明確に書きます。
期日がないと相手が後回しにしてしまいます。
④ 前のメールの内容を引用する
催促メールには前のメールの件名・日付・要件を引用するか記載しておくと、相手が確認しやすくなります。
催促メール例文
① 返信の催促（一般的）
件名：Re: 〇〇のご確認（確認のご連絡）
〇〇様
お世話になっております。△△の□□です。
先日ご送付しました〇〇の件について、ご確認のご連絡をいたしました。
お忙しいところ恐れ入りますが、〇月〇日（〇）までにご返信いただけますと幸いです。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。
どうぞよろしくお願いいたします。
② 資料・書類提出の催促
件名：〇〇資料のご提出のお願い（〇月〇日締切）
〇〇様
お世話になっております。△△の□□です。
〇月〇日にご案内しました〇〇資料について、締切が〇月〇日（〇）に迫っております。
ご多忙のところ恐れ入りますが、期日までにご提出いただけますよう、何卒よろしくお願いいたします。
ご提出が難しい場合はご一報いただけますと幸いです。
③ 2回目の催促（メールで返信がない場合）
件名：Re: 〇〇の件（再度のご確認）
〇〇様
お世話になっております。△△の□□です。
〇月〇日にご連絡いたしました〇〇の件について、再度ご確認のご連絡をいたしました。
もしメールが届いていない場合はご連絡ください。
お電話でも構いませんので、〇〇（TEL：〇〇）までご連絡いただけますと幸いです。
引き続きよろしくお願いいたします。
催促しても返信がない場合
メールで2回催促しても返信がない場合は電話で確認するのが一番確実です。
電話のときに使えるフレーズ：
「先日メールをお送りしたのですが、ご確認いただけましたでしょうか？」電話の方が相手の状況もわかるので、「忘れていた」「メールが届いていなかった」などの原因もすぐ判明します。
まとめ
催促メールで大事なことは3つです。
- 責める表現を使わない（メールが届いていない前提で書く）
- 期日を明記する（いつまでに返信がほしいかを書く）
- 2回送っても返信がなければ電話する
催促は相手を責めるためではなく、お互いの業務をスムーズに進めるための確認です。「確認のご連絡」というスタンスで送ると、関係を壊さずに返信を促せます。
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