「メールを書くたびに、言い回しで手が止まる」 「丁寧に書きたいけど、どの表現が正しいかわからない」
そんな経験はありませんか？私も事務職になりたてのころは、1通のメールを書くのに何分もかけていました。
メールのフレーズは一度ストックしてしまえば、あとはコピーして使うだけ。今回は事務歴10年の私が実際によく使っているフレーズを、シーン別・敬語レベル別にまとめました。
挨拶・導入のフレーズ
メールの冒頭は、相手との関係性に合わせて使い分けましょう。
| 状況 | フレーズ |
|---|---|
| 通常の社外メール | お世話になっております。 |
| 久しぶりの相手 | ご無沙汰しております。 |
| 初めての相手 | 突然のご連絡失礼いたします。 〇〇株式会社の△△と申します。 |
| 社内の上司・先輩 | お疲れ様です。〇〇部の△△です。 |
| 返信への返信 | 早速のご返信、ありがとうございます。 |
| 長文になる前置き | 取り急ぎご連絡させていただきます。 |
お願い・依頼のフレーズ
依頼するときは「〜してください」より「〜していただけますと幸いです」の方が柔らかい印象になります。
| 敬語レベル | フレーズ |
|---|---|
| 同僚・部下 | お手数ですが、確認をお願いします。 |
| 社内上司 | お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 |
| 社外・取引先 | ご確認のほど、何卒よろしくお願いいたします。 |
| 丁寧にお願い | 恐れ入りますが、ご対応いただけますと幸いです。 |
| 急ぎのとき | お忙しいところ恐縮ですが、〇日までにご対応いただけますと助かります。 |
| 期限を伝える | 〇月〇日（〇）までにご返信いただけますと幸いです。 |
質問・確認のフレーズ
確認メールは、質問の意図と期限をセットで伝えると相手が動きやすくなります。
確認・質問
- 下記の内容について、ご確認いただけますでしょうか。
- 以下の件について、念のためご確認をお願いいたします。
- 〇〇という認識でよろしいでしょうか？
- ご不明点などございましたら、お知らせください。
- 念のため確認ですが、〇〇でお間違いないでしょうか？
確認の返答（自分が確認するとき）
| 敬語レベル | フレーズ | 使う相手 |
|---|---|---|
| 普通 | 確認いたします。 | 社内・社外一般 |
| 丁寧 | 確認のうえ、改めてご連絡いたします。 | 取引先・上司 |
| より丁寧 | 確認のうえ、改めてご連絡差し上げます。 | 重要取引先 |
お礼のフレーズ
お礼は「ありがとうございます」だけで終わらせず、何に対するお礼かを具体的に書くと印象が上がります。
対応・返信へのお礼
- ご対応いただき、ありがとうございました。
- 迅速なご対応、誠にありがとうございます。
- お忙しい中ご対応いただき、感謝申し上げます。
- ご丁寧にご返信いただき、ありがとうございます。
確認・承認へのお礼
- ご確認いただきありがとうございます。
- ご承認いただきありがとうございました。
長年の取引先・役員向け（最敬語）
- ご高配賜りまして、誠にありがとうございます。
- 平素より格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
お詫び・謝罪のフレーズ
謝罪メールは「何が問題だったか」を明示したうえで、誠意ある言葉を添えます。
一般的なお詫び
- ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
- ご不便をおかけし、誠に申し訳ございません。
- ご不快な思いをさせてしまい、大変失礼いたしました。
ミス・誤送信のお詫び
- 誤送信となりましたこと、深くお詫び申し上げます。
- 先ほどのメールに誤りがございました。大変失礼いたしました。
- 確認不足により、ご迷惑をおかけしました。申し訳ございません。
返信が遅れたお詫び
- ご返信が遅くなり、大変失礼いたしました。
- お返事が遅くなりましたこと、お詫び申し上げます。
断り・辞退のフレーズ
断るときは「できません」より「難しい状況です」と伝えると柔らかくなります。
- 誠に恐れ入りますが、今回はご対応が難しい状況です。
- ご期待に沿えず、大変恐縮でございます。
- あいにく〇〇のため、ご要望にお応えすることが難しい状況です。
- 今回はご縁がなかったということで、ご了承いただけますと幸いです。
締め・結びのフレーズ
メールの最後に添える一言で、印象が締まります。
通常の締め
- 引き続き、よろしくお願いいたします。
- どうぞよろしくお願いいたします。
- 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
取り急ぎの連絡
- まずは取り急ぎご連絡まで。
- 取り急ぎ、ご確認のご連絡まで申し上げます。
- 略儀ながら、メールにてご連絡申し上げます。
丁寧な締め
- 何卒よろしくお願い申し上げます。
- ご多忙のところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
「了解しました」の敬語レベル別言い換え
「了解しました」は目上の人に使うと失礼にあたります。状況に合わせて使い分けましょう。
| 敬語レベル | フレーズ | 使う相手 |
|---|---|---|
| カジュアル | わかりました / 了解です | 同僚・部下 |
| 一般ビジネス | 承知いたしました | 社外・上司・取引先 |
| 最敬語 | 畏まりました | 重役・重要取引先 |
フレーズをストックする方法
フレーズは知っているだけでなく、すぐ使える状態にしておくことが大切です。
おすすめの管理方法
- ExcelやGoogleスプレッドシートにシーン別でまとめる
- Notionやメモアプリに貼り付けておく
- メールソフトの「定型文」「テンプレート」機能に登録する
私は「シーン別フレーズ集」をExcelで作って、デスクトップに置いています。メールを書くたびに開かなくても、よく使うものは自然に覚えてきます。
まとめ
メールのたびに「言い回し」に悩む時間は、フレーズをストックすることでほぼゼロにできます。
- 挨拶は相手との関係性で使い分ける
- 依頼は「〜していただけますと幸いです」で柔らかく
- 謝罪は何が問題だったかを明示する
- 「了解しました」は目上の人には使わない
今日紹介したフレーズをコピーして、自分用のストックリストを作ってみてください。
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