「メールを送ったのに、相手から『どういう意味ですか？』と聞き返された」 「長いメールを書いたのに、肝心なことが伝わっていなかった」
こんな経験はありませんか？
メールは顔が見えないコミュニケーションです。
書き方ひとつで「わかりやすい人」にも「何を言いたいのかわからない人」にもなってしまいます。
事務歴10年の中で気づいた、すぐ使える7つのコツをまとめました。
コツ① 結論を最初に書く
ビジネスメールでもっとも大切なのは「結論ファースト」です。
NG例
先日ご依頼いただいた件について、社内で確認を行いました。各部署への照会も完了し、スケジュールの調整も行った結果、対応が可能という結論に至りました。
OK例
先日ご依頼いただいた件、対応可能です。詳細は以下の通りです。
相手は忙しい中でメールを読んでいます。「結局どうなの？」を最初に書くことで、読む負担が大幅に減ります。
コツ② 1メール・1テーマにする
1通のメールに複数の用件を詰め込むと、どちらかが見落とされます。
NG例
来週の会議の件と、先日の請求書の件と、備品発注の件についてご連絡します。
件数が多いときは件名を分けるか、箇条書きで「用件は○点あります」と明示しましょう。
OK例
ご連絡事項が3点あります。
①来週の会議について
②先日の請求書について
③備品発注について
コツ③ 一文を短くする
長い文章は読みにくく、意味が伝わりにくくなります。目安は1文40字以内です。
NG例
ご確認いただきたい資料を添付しておりますので、お時間のある際にご覧いただき、ご不明な点がございましたらお気軽にお知らせください。
OK例
資料を添付しました。
ご確認をお願いいたします。
不明点があればお気軽にご連絡ください。
「〜ので、〜ので、〜ので」と続く文は、ピリオドで切るだけで一気に読みやすくなります。
コツ④ 箇条書きを活用する
複数の情報を並べるときは箇条書きが効果的です。
NG例
会議は来週月曜日の午後2時から、場所は第3会議室で、参加者は田中さんと鈴木さんと佐藤さんです。
OK例
【会議詳細】
・日時：来週月曜日 14:00〜
・場所：第3会議室 ・参加者：田中・鈴木・佐藤
情報が整理されると、相手がカレンダーに登録したり確認したりするのが格段に楽になります。
コツ⑤ 「何をしてほしいか」を明確に書く
メールを読んだ相手が「で、私は何をすればいいの？」と迷わないよう、アクションを明示します。
NG例
ご確認いただけますでしょうか。
OK例
○月○日（月）17時までにご返信をいただけますと幸いです。
期限と具体的なアクションをセットで書くと、相手が動きやすくなります。
コツ⑥ あいまいな表現を避ける
「なるべく早めに」「できれば」「ご都合のよいときに」などは、受け取る人によって解釈が変わります。
| あいまいな表現 | 具体的な表現 |
|---|---|
| なるべく早めに | 〇月〇日までに |
| できれば | 〇〇をお願いします |
| ご都合のよいときに | 今週中にご返信いただけますか |
| 少々お待ちください | 〇営業日以内にご連絡します |
事務職はメールのやりとりが多いので、あいまいな表現が積み重なると後々トラブルになることがあります。
コツ⑦ 送信前に音読して確認する
書き終わったメールを声に出して読むと、意外なところで「読みにくい」と気づけます。
チェックするポイントはこの3つです。
- 結論が最初に書いてあるか
- 一文が長すぎないか
- 相手への依頼内容と期限が明確か
慣れるまでは送信前の1分チェックを習慣にしましょう。
まとめ：伝わるメールの7つのコツ
- 結論を最初に書く
- 1メール・1テーマにする
- 一文は40字以内を目安にする
- 情報は箇条書きで整理する
- 何をしてほしいかを明確に書く
- あいまいな表現を具体的にする
- 送信前に音読して確認する
メールの書き方は一度意識すれば、すぐに変わります。まず今日から「結論ファースト」だけ試してみてください。
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