部門別・業務マニュアルの書き方のコツ｜経理・営業事務・倉庫事務の実例から

業務マニュアルの作り方は「どの部署のマニュアルを作るか」によって、意識すべきポイントが変わります。

私はこれまで経理・営業管理・倉庫事務と、複数の部署でマニュアルを作ってきました。

それぞれ「この業務ではここを一番大事にした」という部分が違います。
この記事ではその経験をもとに、部署ごとのマニュアル作成のポイントを紹介します。

経理・入出金系のマニュアル｜「正確に記録する」ことを最優先に

経理系のマニュアルで一番意識したのは、間違いが許されないという前提で書くことです。

給与計算・振込・入出金確認などは、1円でもずれると大きな問題になります。
「だいたいこういう手順で」という書き方は厳禁で、「この画面のこの項目に、この形式で入力する」というレベルで書かないと意味がありません。

経理マニュアルで特に大事にしたこと

① 数字の入力形式を具体的に書く 「半角数字で入力」「カンマなし」「マイナスは△で表記」など、入力形式を細かく書きます。
あいまいだと人によって違う形式で入力してしまい、後で集計がずれます。

② 締め日・期限を必ず入れる 「毎月末日締め」「翌月10日支払い」など、タイミングが決まっている業務は日付を明記します。
日付が書いていないマニュアルは、いつやればいいかわからなくなります。

③ チェックリスト形式にする 入出金確認・給与計算・振込など、抜け漏れが許されない業務はチェックリスト形式が有効です。
手順を番号で書いて、横にチェック欄をつけるだけで、見落としが大幅に減ります。

④ エラー・イレギュラーの対処法を入れる 「金額が合わないとき」「振込エラーが出たとき」など、起きたときに一番焦る場面の対処法を入れておくと、冷静に対応できます。

営業管理のマニュアルで効果があったのは、受注から発注までの流れを図にしたことです。

受発注は「誰から・何を受けて・誰に・何を発注するか」という流れが複雑になりがちです。
文章だけで書くと「この手順はどのタイミング？」「この確認は誰に向けて？」という疑問が出てきます。

全体の流れを図にして冒頭に入れておくと、細かい手順を読む前に「全体像」が頭に入ります。迷ったときに図を見れば「今自分はどこにいるか」がわかります。

営業管理マニュアルで意識したこと

倉庫立ち上げのときに作ったマニュアルで一番意識したのは、未経験者でも読める言葉で書くことです。

一緒に働いていたメンバーは事務未経験で、パソコンの電源の入れ方から教えていた状況でした。「ピッキング」「検品」「出荷指示」という言葉も、最初は伝わりません。

倉庫・物流マニュアルで意識したこと

① 専門用語には必ず説明を入れる 「ピッキング（商品を棚から取り出す作業）」のように、初出の言葉には必ずカッコで説明を添えました。

② 手順を細かく分ける 「商品を確認して棚に入れる」ではなく「①伝票の商品コードを確認する→②棚番号を確認する→③商品を棚に入れる→④伝票にチェックを入れる」というように、1アクション1行で書きました。

③ 写真・図を多用する 倉庫内の棚の位置、スキャナーの使い方、伝票の見方など、文字より写真の方が圧倒的に伝わる内容が多いです。スマホで撮った写真でもマニュアルに貼り付けるだけで理解が早まります。

④ 「わからないときはどうする」を必ず入れる 未経験者は「これ合ってるかな？」と不安になる場面が多いです。
「判断に迷ったらいったん作業を止めてリーダーに確認する」という一文があるだけで、間違ったまま進めることを防げます。

3つの部署のマニュアルを作ってきて、共通して大事だと感じることがあります。

読む人のレベルに合わせて書く 経理マニュアルは数字に慣れた人向けに、倉庫マニュアルは未経験者向けに。同じ「手順書」でも、読む人が違えば書き方も変わります。

「なぜこの手順が必要か」を一行入れる 手順だけ書いても、なぜそうするのかがわからないと応用が効きません。「この確認をしないと二重計上になるため」など、理由を一行添えるだけで理解が深まります。

作って終わりにしない 業務が変わったらマニュアルも変わります。特に経理は法改正・システム変更でルールが変わりやすいので、更新タイミングを決めておくことが大事です。

どの部署でも、「読む人が迷わず動けるか」を基準に書くことが共通して大事です。

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