「よし、マニュアルを作ろう」と思ったとき、最初に悩むのは「どの業務から作るか」「どうやって手順を洗い出すか」だと思います。
私が最初にやったのは、毎日必ずやっている業務から手をつけることでした。理由はシンプルで、慣れている業務ほど手順を思い出しやすいし、作ったあとすぐ使えるからです。「何のマニュアルを作るか決められない」という状態が一番手が止まります。
この記事では、マニュアル作成の前にやること・手順の集め方を実際にやってきた方法で紹介します。
まず「どの業務から作るか」を決める
全部の業務のマニュアルを一気に作ろうとすると、確実に途中で止まります。まず1本だけ作ることを目標にしましょう。
最初に作る業務の選び方
| 条件 | 理由 |
|---|---|
| 毎日・毎週やっている業務 | 手順を思い出しやすい・すぐ使える |
| 新人によく聞かれる業務 | 作ったら即効果が出る |
| 自分が休んだとき困る業務 | 不在対応に使える |
| 引き継ぎが近い業務 | 作る理由が明確で動きやすい |
私は「毎日やっている業務」から作り始めました。一番手順が頭に入っているので、情報収集の手間が少なくて済みます。
手順の洗い出し方
一番確実な方法：実際にやりながらメモする
私がやっていた方法は、実際に作業しながらメモしていくことです。
頭の中だけで思い出して書こうとすると、必ず手順が抜けます。自分では当たり前にやっていることほど、無意識に省略してしまうからです。
やり方はシンプルです。
① 実際にその作業を開きながら
② 「今何をしたか」を実況するように書いていく
③ 迷った箇所・判断が必要な箇所はメモしておく画面を操作しながら「〇〇をクリック→△△を入力→□□を確認」という流れをそのままメモしていくだけです。これだけで手順の抜けがかなり減ります。
書き出した手順を見直す
メモし終わったら、一度最初から読み返します。このときチェックするのは3点だけです。
- 抜けがないか：実際に手順を再現できるか頭の中でシミュレートしてみる
- 判断が必要な場面はないか：「〇〇の場合はA、△△の場合はB」という分岐がある箇所
- 注意が必要な操作はないか：一度やると取り消せない操作など
既存の資料も活用する
一から全部思い出す必要はありません。手元にある資料が情報収集の大きな助けになります。
使える資料の例
- 前任者から引き継いだメモやノート
- 過去のメールのやり取り（手順の指示や変更連絡）
- システムの操作マニュアル（公式PDF）
- 自分が新人のころに取ったメモ
特に「自分が新人のころに取ったメモ」は、「初めてやる人が迷いやすいポイント」が詰まっていて、マニュアルにとって最高の素材です。捨てずに取っておいた方がいいです。
前任者・詳しい人から聞くときのコツ
自分以外の人が担当している業務のマニュアルを作るときは、聞きながら書くことになります。そのときに意識していたのは「やってみせてもらう」ことです。
口頭で説明してもらうだけだと、やはり手順が抜けます。「実際に画面を操作しながら説明してもらう」か「自分が操作して、合ってるか確認してもらう」ほうがずっと正確に手順を拾えます。
聞くときに特に注意するのはこの2点です。
- 「いつもと違うケース」を聞く：通常の手順だけでなく「エラーが出たときは？」「担当者が不在のときは？」など、例外処理も聞いておく
- 「なんとなくこうしてる」を掘り下げる：「昔からそうしてる」という手順に重要な理由が隠れていることがある
情報が集まったら整理する
集めた手順のメモは、そのままマニュアルに貼り付けるのではなく一度整理します。
整理するときのポイント
- 番号をつけて1アクション1行にする
- 判断が必要な場面は「〇〇の場合→△△する」と分岐を書く
- 注意が必要な手順には⚠️をつけて目立たせる
整理しながら「この手順、説明が足りないな」という箇所が見えてきます。そこを補足すれば、ほぼマニュアルの原型ができあがります。
まとめ
マニュアル作成の準備でやることは3つです。
- よく使う業務・よく聞かれる業務から1本だけ選ぶ
- 実際に作業しながら手順をメモする（頭の中だけで書かない）
- 手元にある資料・メモを活用する（一から全部思い出さなくていい）
準備に時間をかけすぎる必要はありません。まず動きながら直していく、それがマニュアル作成を完走させるコツです。
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