「メモを取ったのに、後から見返しても意味がわからない…」 そんな経験、事務の仕事を始めたばかりの頃によくありませんでしたか？
私自身、事務歴10年のなかで、メモの取り方には何度も悩みました。 最初の頃は走り書きしたメモが暗号のようになってしまって、「あれ、これ何のことだっけ？」と何度も困ったことがあります。
そこから試行錯誤した結果、いまはメモ帳を常にデスクに置いておく習慣と、自分なりのテンプレートを使うことで、ミスや抜け漏れがぐっと減りました。
この記事では、事務職が実際に使える「メモの取り方のコツ」と、すぐに使える無料テンプレート（Excel形式）をご紹介します。電話対応中でも焦らず書けるようになるので、ぜひ最後まで読んでみてください。
この記事でわかること
- 事務職のメモが「後から役に立たない」原因
- 5W1Hを使ったメモの書き方（例文つき）
- シーン別（電話・指示・会議）のメモの使い分け
- 無料で使えるExcelテンプレートの中身と使い方
なぜ「メモを取ったのに役に立たない」のか
メモが使いにくくなる原因は、ほぼ決まっています。
①書くことに精一杯で、何を書いたかわからなくなる
電話中などは相手のペースに合わせて書くため、後から読み返すと「誰の話？」「何の件？」と混乱しがちです。
②フォーマットが決まっていない
その都度バラバラに書いているため、見返したときに情報が散らばってしまいます。
③大事なことを絞れていない
全部書こうとして追いつかなくなり、肝心な部分が抜けてしまいます。
これらを解決するのが、5W1Hを使ったメモの型とテンプレートの活用です。
事務職のメモの基本：5W1Hで書く
5W1Hとは「いつ・誰が・何を・なぜ・どこで・どうやって」の6つの要素のことです。 この型に沿って書くだけで、後から読み返しても内容が一目でわかるメモになります。
5W1Hメモの基本フォーマット
【いつ】 日付・時間
【誰が】 相手の名前・部署
【何を】 用件・内容
【なぜ】 理由・背景（あれば）
【どこで】場所・連絡先（あれば）
【どうやって】対応方法・期限実際の書き方例（電話メモ）
6/28（金）10:15
営業部・佐藤さんより
7月分請求書の件
→ 7/1（月）までにExcelで再送してほしい
理由：先方経理の締め直しのため
対応：田中さんに確認後、午後に送付たったこれだけで、「誰から・何の件で・いつまでに・どう対応するか」が全部わかります。 電話中は「日時・相手・用件・期限」の4点だけ押さえれば十分。詳細は電話が終わってから補足すればOKです。
シーン別：メモの取り方と使い分け
① 電話メモ
電話中は書く時間が限られるため、キーワードだけ先に書いて、後から肉付けするのがコツです。
電話中に押さえる4点
- 相手の名前と会社名（部署）
- 用件のキーワード
- 期限や日時
- 折り返しが必要かどうか
電話が終わったらすぐに、5W1Hの形に整えましょう。 記憶が新鮮なうちに30秒で書き直すだけで、後からの確認作業が大幅に楽になります。
② 指示メモ
上司や先輩から指示を受けるときのメモは、「何を・いつまでに・どの形で」を必ず確認して書くのが基本です。
【指示メモ例】
6/28 上司（山田さん）より
・A社向け見積書を作成
・期限：6/30（木）17時まで
・形式：Excel、過去の書式を参考に
・確認：完成したら山田さんにメールで送る「とりあえずメモした」だけで終わらず、完了条件まで書いておくと抜け漏れがゼロになります。
③ 会議・打ち合わせメモ
会議中はすべてを書き取ろうとせず、決定事項と担当者・期限だけに絞るのが正解です。
| 決定事項 | 担当 | 期限 |
|---|---|---|
| 7月の請求書フォーマット変更 | さつき | 7/5 |
| 取引先Aへの連絡 | 鈴木さん | 7/3 |
議事録と違い、自分用のメモはアクションにつながる情報だけで十分です。
メモをさらに使いやすくする3つの工夫
① 記号・略語を決めておく
毎回同じ記号を使うことで、書く速さと読み返す速さが上がります。
| 記号 | 意味 |
|---|---|
| ※ | 注意・重要 |
| 済 | 対応完了 |
| → | 次のアクション |
| ？ | 後で確認が必要 |
| 振 | 振込 |
| 請 | 請求書 |
最初は付箋に書いてデスクに貼っておくだけでOK。使ううちに自然に覚えます。
② メモ帳は常にデスクに出しておく
私がずっと続けている習慣のひとつが、メモ帳を常にデスクの同じ場所に置いておくことです。 「どこにしまったっけ？」を探す時間がゼロになり、電話が来た瞬間にすぐ書き始められます。
デジタル派の方はPCのメモアプリをタスクバーに固定しておくと同じ効果が出ます。
③ 書いたら必ず「期限と担当」を確認する
メモを取り終えたら、期限と自分がやるべきことが書いてあるかどうかを5秒確認する習慣をつけましょう。この一手間だけで、対応漏れがほぼなくなります。
無料テンプレート配布中！
テンプレートの内容
① 電話メモテンプレート 電話中にすぐ書き込める5W1H形式のシートです。
日付・相手・用件・期限・対応者の欄があらかじめ設定されており、書く項目に迷いません。
対応状況はプルダウンで「未対応／対応中／完了」から選べます。
② 電話メモ帳テンプレート 印刷をして使用するテンプレートです。
日付・担当者・内容・期限・対応の欄があらかじめ設定されており、書く項目に迷いません。
伝言メモとして相手にお渡しできます。
▼ こちらからダウンロードできます
📥 電話メモ帳テンプレート（Excel） 📥 電話メモテンプレート（Excel）
まとめ
メモの取り方で意識してほしいのは、たった3つだけです。
① 5W1Hの型で書く → 後から読んでも意味がわかる
② テンプレートを使う → 書く項目に迷わない
③ 期限と担当を必ず書く → 対応漏れがなくなる
最初から完璧なメモを目指す必要はありません。
「電話が終わったら30秒で整える」だけでも、仕事の信頼度はぐっと上がります。
ぜひテンプレートを使いながら、自分に合ったメモの型を見つけてみてください。
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