メモの重要性を身をもって実感したのは、会議の決定事項をメモし忘れて後日困ったときでした。
「確認しておけばよかった」と思いながら、関係者に再確認の連絡を入れる。
それだけで30分以上かかってしまいました。メモ1枚あれば防げた話です。
それ以来、会議中は手を止めずにリアルタイムでメモを取るようにしています。
この記事では「なぜメモが大事か」と「私が実際にやっている取り方のコツ」を紹介します。
事務職にメモが必要な理由
① 口頭の情報は思ったより早く消える
人の記憶は思っているより当てにならないです。
電話で聞いた内容・上司からの指示・会議で決まったこと、どれも時間が経つと細部が曖昧になります。
特に事務の仕事は「数字・名前・日付・手順」など、少しでもズレると問題になる情報を扱うことが多い。
「だいたいこんな感じだったと思う」で動いてミスになった経験は、事務職なら一度はあるはずです。
② メモがあると確認の手間がなくなる
「あれ、あの件どうでしたっけ？」と聞くのは相手の時間も奪います。
メモがあれば自分で見返すだけで解決できる場面が増えます。
私が一番効果を感じたのはここです。
同じことを何度も聞かなくて済むようになると、自分のスピードも上がりますし「この人に任せて大丈夫」という信頼にも繋がります。
③ 引き継ぎのときに一番役に立つ
自分が担当している業務を誰かに引き継ぐとき、メモやマニュアルとして残っているものがあるかないかで、引き継ぎのスムーズさが全然違います。
日々の業務でこまめにメモしておくと、それがそのまま引き継ぎ資料になります。
私がやっているメモの取り方
話しながらリアルタイムで書く
私のメモスタイルは「話を聞きながらその場で書く」です。
後で思い出しながら書こうとすると、細かい部分が抜けます。
「あとでまとめよう」も失敗しがちです。
話の流れに沿ってリアルタイムで書いていくのが、私には一番合っていました。
最初は「書くのが遅くてついていけない」と感じるかもしれません。
そのときは全部書こうとせず、キーワードと数字・固有名詞だけ拾うイメージで十分です。
Excelで管理する
私は手書きよりExcelやスプレッドシートでメモをとることが多かったです。
理由は「検索できる」「コピペできる」「そのままマニュアルに転用できる」の3点です。
電話応対メモや業務の手順メモなど、後で使う可能性があるものはPCで取るようにしていました。
ただし、手元にPCがない場面や、とにかく素早く書き留めたいときは手書きのメモ帳も併用していました。
「どれか一つに絞る」より「場面で使い分ける」方が現実的です。
後で見返せる形に整える
リアルタイムで書いたメモは、少し時間が経つと「何のメモかわからない」状態になりがちです。
書いた直後か、遅くても当日中に「何の件のメモか・決定事項は何か・自分のToDoは何か」を整理しておくと、後で見返したときに使えるメモになります。
よくある質問
Q. メモを取るのが遅くてついていけません
全部書こうとしないことがポイントです。
キーワード・数字・固有名詞だけ拾えば十分で、後で文章に直せます。
慣れると自然とスピードが上がります。
Q. 手書きとデジタル、どちらがいいですか？
どちらが正解ということはないですが、後で見返す・検索するならデジタルが便利です。
素早く書き留めたいならメモ帳が早い。 私は両方使い分けていました。
Q. 上司に「メモ取らなくていいよ」と言われたら？
その場では受け入れつつ、聞き終わった後に要点だけ自分用にメモしておきましょう。
自分を守るためのメモです。
まとめ
メモで大事なことはシンプルです。
- リアルタイムで書く（後回しにしない）
- キーワードだけでもいい（完璧を目指さない）
- 後で見返せる形に整える（当日中に）
最初から上手にメモを取る必要はありません。「とりあえず書く習慣」をつけることが先です。書き続けることで、自分に合ったメモのスタイルが見つかっていきます。
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