ビジネス電話のかけ方｜事務職が押さえておきたい基本マナーと使えるフレーズ集

「電話を受けるのはなんとかできるけど、かけるのが苦手」

実は私もそうでした。受けるのは相手主導で進むので慣れてきたのですが、かける方は自分が主導しなければならないプレッシャーがあって、しばらく苦手意識が抜けませんでした。

そんな私がやっていた準備が「話す内容をメモしてからかける」でした。
これをやるだけで、頭が真っ白になることがぐっと減ります。

この記事では、ビジネス電話のかけ方の基本マナーと、すぐ使えるフレーズをまとめました。

電話をかける前に必ずやること

電話をかける前に、伝えたいことを箇条書きでメモしておきましょう。

【電話前のメモ例】
・用件：〇月〇日の打ち合わせ日程の確認
・確認したいこと：①日時 ②場所 ③参加人数
・自分の連絡先：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

話しながら「あ、もう1つ聞くことがあった」と気づくのを防げます。
また、メモを見ながら話すことで、必要な情報を漏れなく伝えられます。

電話をかける前に、相手の正式な会社名・担当者名・部署を確認しておきましょう。
聞き慣れない会社名は読み方を調べておくと安心です。

始業直後・昼休み・終業間際は避けるのがマナーです。
特に午前10時〜11時・午後2時〜4時が一般的にかけやすい時間帯とされています。

① 会社名・名前を名乗る
② 担当者への取り次ぎをお願いする
③ 担当者につながったら再度名乗り、用件を伝える
④ 用件を確認・復唱する
⑤ 丁寧に締めて電話を切る

「お世話になっております。
〇〇株式会社の△△と申します。
〇〇部の□□様はいらっしゃいますでしょうか。」

「お世話になっております。
〇〇株式会社の△△と申します。
〇〇の件でご連絡いたしました。
今、少々お時間よろしいでしょうか。」

「今お時間よろしいですか」の一言があるだけで、相手への配慮が伝わります。

「そうでございますか。
では、折り返しのご連絡をいただくことは可能でしょうか。
〇〇株式会社の△△、連絡先は〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇でございます。」

ここ注意！ 私が新人のころにやった失敗が「折り返し先の番号を言い忘れること」です。
相手が「折り返します」と言ってくれたのに、自分の番号を伝えずに電話を切ってしまいました。

折り返しをお願いするときは、必ず自分の連絡先を伝えるのを忘れずに。

「お忙しいところ恐れ入ります。
では、〇〇様にご伝言をお願いできますでしょうか。
〇〇の件で、〇月〇日までにご連絡いただけますようお伝えいただけますか。
〇〇株式会社の△△から、という旨もお伝えいただけますと幸いです。」

「ご対応いただきありがとうございました。
それでは、よろしくお願いいたします。失礼いたします。」

相手が電話を切るのを確認してから、静かに受話器を置きましょう。

「えーと、あの…」と詰まると相手に迷惑がかかります。　かける前に必ずメモを用意しましょう。

ビジネス電話で「もしもし」は不適切です。　最初から会社名・名前を名乗りましょう。

始業直後・昼休み・終業間際は避けましょう。　急ぎの場合はその旨を伝えます。

不在で折り返しをお願いするときは、必ず自分の連絡先を伝えましょう。

1回の電話で全部伝えようとして、話が長くなりすぎることがあります。
複数の用件がある場合は「〇点お伺いしたいのですが」と先に件数を伝えるとスムーズです。

電話をかけるのが苦手な方も、事前にメモを1枚準備するだけでぐっと楽になります。
まず今日、次にかける電話の用件をメモに書き出してからかけてみてください。

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