電話の伝言の受け方と折り返しのかけ方｜使えるフレーズと伝言メモの書き方

「担当者が不在で、伝言を預かることになった」「折り返しのお願いをしたけど、ちゃんと伝わるかな…」

電話応対の中でも、伝言はミスが起きやすい場面のひとつです。私も新人のころ、折り返し先の番号を聞き忘れてしまい、担当者に伝えようとしたときに「で、連絡先は？」と聞かれて青ざめた経験があります。

この記事では、伝言の受け方・折り返し電話のかけ方のフレーズと、私が実際に使っていた伝言メモのフォーマットを紹介します。

伝言を受けるときの基本の流れ

① 担当者の不在を伝える
② 折り返しか伝言かを確認する
③ 伝言内容・折り返し先を聞く
④ 復唱して確認する
⑤ 担当者に確実に伝える

「ただいま〇〇は席を外しております。
よろしければ、ご伝言をお預かりいたしましょうか。
または、戻りましたらこちらからご連絡いたしますが、いかがでしょうか。」

「折り返しますか？伝言を預かりますか？」と相手に選んでもらうのがポイントです。

「かしこまりました。
念のため、お電話番号をお伺いしてもよろしいでしょうか。」

ここ重要！ 「番号はこちらに登録されているから大丈夫」と思っても、必ず番号を確認しましょう。私が新人のころにやった失敗がまさにこれで、折り返し先の番号を聞き忘れて担当者に「番号は？」と聞かれ、もう一度かけ直すことになりました。

番号を聞いたら必ず復唱して確認します。

「〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇でよろしいでしょうか。
〇〇が戻り次第、ご連絡いたします。」

「かしこまりました。ご伝言の内容をお伺いできますでしょうか。」

（伝言を聞いたあと）
「復唱させていただきます。
〇〇の件で、〇月〇日までにご返答いただきたい、ということでよろしいでしょうか。
〇〇株式会社の〇〇様からお電話があった旨、〇〇に申し伝えます。」

「承知いたしました。〇〇が戻り次第お伝えします。
本日はお電話いただきありがとうございました。失礼いたします。」

電話を切ったあと、担当者に確実に伝えるためにメモが必要です。私は定型フォーマットを自分で作って、デスクに印刷して置いていました。フォーマットがあると、焦っているときでも漏れなく書けます。

最低限必ず書く項目

「受付者」を書いておくと、担当者が内容を確認したいときにすぐ聞きに来られるので便利です。

折り返しの電話は、相手がすでに「用件がある状態」でかけてきた後なので、こちらも事前準備をしてからかけましょう。

私が一番気をつけていたのは「かける前に用件を整理すること」です。伝言メモを見ながら、相手が何を求めているのかを確認してからかけるだけで、電話中に焦ることが減ります。

「お世話になっております。
〇〇株式会社の△△と申します。
先ほどお電話いただいたとのことで、折り返しご連絡いたしました。
ただいまお時間よろしいでしょうか。」

「先ほどはお電話いただいておりましたのに、
折り返しが遅くなり大変失礼いたしました。
〇〇株式会社の△△でございます。」

時間が経っていたら、まずお詫びの一言を入れましょう。

「〇〇株式会社の〇〇様でいらっしゃいますでしょうか。
〇〇株式会社の△△と申します。
〇〇より、〇〇の件でご連絡をとのことでお電話いたしました。」

伝言は「正確に受けて・確実に伝える」がすべてです。定型フォーマットのメモを1枚用意しておくだけで、ミスがぐっと減ります。

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