「メールを書くたびに、同じ挨拶文を毎回手打ちしている」 「会社名や部署名が長くて、入力ミスが怖い」
こんな経験はありませんか？
単語登録を使い始めてから、私のメール返信スピードが体感で2倍以上になりました。
難しい設定は一切不要で、今日から使えます。事務職こそ絶対に覚えてほしい時短テクです。
単語登録とは？
単語登録とは、よく使う文章や単語をあらかじめ辞書に登録しておき、短い読み仮名を打つだけで呼び出せる機能です。
たとえば「おつ」と入力するだけで「お疲れ様でございます」と変換できるように設定できます。
WindowsでもMacでも標準で使える機能なので、ソフトのインストールは不要です。
こんなに便利！単語登録でできること
① 長い挨拶文を一瞬で入力
「いつもお世話になっております。株式会社〇〇 △△部の□□と申します。」
毎回手打ちしていると、それだけで10秒以上かかります。「いつも」と打つだけで出てくるように登録しておけば一瞬です。
② 会社名・部署名のミスがなくなる
長い会社名や部署名は、タイプミスのリスクがあります。登録しておけば正確な表記が毎回確実に入力できます。
③ よく使うフレーズをストック
「ご確認のほどよろしくお願いいたします」「お手数ですが」「ご不明な点がございましたら」など、ビジネスメールでよく使うフレーズを登録しておくと、メール作成が格段に速くなります。
Windowsでの単語登録の手順
IMEの単語登録（Windows標準）
- タスクバーの「あ」または「A」を右クリック
- 「単語の追加」を選択
- 「単語」欄に登録したい文章を入力
- 「よみ」欄に呼び出すときに使う読み仮名を入力
- 「登録」をクリック
登録のコツ
- よみは短くて他の変換と被らないものにする（「おつ」→「お疲れ様でございます」など）
- よみはひらがな・ローマ字どちらでもOK
- 記号で始まる読みにすると被りにくい（例：「@あ」→ 会社の住所）
Macでの単語登録の手順
- アップルメニュー（左上の）→「システム設定」
- 「キーボード」→「ユーザー辞書」
- 左下の「＋」ボタンをクリック
- 「変換」欄に登録したい文章を入力
- 「よみ」欄に読み仮名を入力
事務職におすすめの登録フレーズ例
すぐ使える登録例をまとめました。よみは一例なので、自分が打ちやすいものに変えてください。
| よみ | 登録する文章 |
|---|---|
| おつ | お疲れ様でございます |
| いつも | いつもお世話になっております |
| よろ | ご確認のほどよろしくお願いいたします |
| おて | お手数ですが |
| ふめい | ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください |
| かいしゃ | 株式会社〇〇（自社名を登録） |
| じぶん | 自分の名前・部署・連絡先の署名 |
| てんぷ | 添付ファイルをご確認ください |
| かくにん | ご査収のほどよろしくお願いいたします |
| おまた | お待たせいたしました |
単語登録を活用するコツ
登録は少しずつ増やしていく 最初から完璧に登録しようとしなくてOKです。「また同じ文章を打ってしまった」と気づいたときに登録する習慣をつけると、自然に増えていきます。
定期的に見直す 使わなくなったフレーズは削除して整理しましょう。登録が増えすぎると逆に使いにくくなることがあります。
職場が変わったときは引き継ぐ WindowsのIME辞書はファイルとしてエクスポートできます。パソコンが変わっても設定を引き継げるので便利です。
まとめ
単語登録は、設定に5分もかからないのに、毎日の作業時間を大幅に削減できる最高のコスパ時短テクです。
- よみを短くして、素早く呼び出せるようにする
- 挨拶文・会社名・よく使うフレーズから登録し始める
- 「また同じ文章を打った」と気づいたら即登録する習慣をつける
まず今日、一番よく使う挨拶文を1つだけ登録してみてください。それだけで明日からの仕事が少し速くなります。
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